Revisione di Expensify

Expensify è un'applicazione per la gestione delle spese scalabile e facile da usare, ideale per le piccole imprese. Expensify offre l'imaging della ricevuta, un'app mobile completamente funzionale e l'accesso alla Expensify Card, che può essere utilizzata per gestire meglio le spese aziendali. Con piani tariffari anche per le aziende più piccole, Expensify può aiutarti a gestire facilmente le tue spese.

Recensito da

Risultati rapidi

Cosa ci piace

  • Facile da usare
  • Adatto per aziende molto piccole
  • Creazione automatica della nota spese

Potrebbe essere migliore

  • Il prezzo crea confusione
  • Nessun supporto telefonico
  • Non progettato per aziende di livello aziendale

Consigliato per

  • Ottimo per i principianti della tecnologia
  • Onboarding rapido
  • Prezzo mensile
  • Prezzo annuale

Il punteggio del progetto

Determinato e classificato dal nostro esperto residente sulla base di conoscenze di prima mano e ricerca imparziale.

Facilità d'uso 10/10 Supporto 7/10 Prezzi 7/10 Funzionalità 8/10

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Aggiornato il 21 novembre 2020

Stanchi di quei prodotti che promettono una facile gestione delle spese ma finiscono per essere tutt'altro? In tal caso, prova Expensify. Expensify offre quattro diversi piani con diverse funzionalità, quindi puoi scegliere il piano che meglio si adatta alla tua attività oggi e scalare la strada se necessario.

Per chi è Expensify?

Expensify è uno di quei rari prodotti che si adattano bene a tutti. Che tu sia un libero professionista, un unico proprietario o che gestisca dozzine di dipendenti, Expensify può essere una gradita aggiunta alla tua attività.

Funzionalità di Expensify

Le funzionalità di Expensify possono variare ampiamente in base al piano acquistato, ma tutti i piani includono la possibilità di caricare un numero illimitato di ricevute, condividere e inviare spese (incluso un numero illimitato di SmartScans) e offrire il rimborso delle spese il giorno successivo.

Ogni volta che una ricevuta viene caricata o scansionata in Expensify, viene automaticamente creata una nota spese, con la possibilità di inviare la relazione per il rimborso immediatamente o aggiungere ulteriori spese prima di inviarla.

La schermata principale di Expensify mostra i messaggi correnti del Concierge e un facile accesso alle funzioni di sistema. Fonte: software Expensify.

Il monitoraggio del chilometraggio GPS, la gestione della diaria e l'importazione delle transazioni bancarie e con carta di credito sono disponibili anche in tutti i piani Expensify. È possibile trovare funzionalità più avanzate nei piani di gruppo (raccolta e controllo), tra cui Expensify Card, Concierge Travel, approvazione completa della nota spese e assegnazione di un delegato per le vacanze.

Anche se dovrai iscriverti al piano di controllo per l'integrazione con applicazioni di contabilità come QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Xero, NetSuite, Oracle e SAP, puoi comunque esportare le transazioni Expensify tramite un file CSV se lo sei utilizzando uno degli altri piani. Ecco un riepilogo di alcune delle altre funzionalità disponibili in Expensify.

Expensify Card

La Expensify Card ha creato alcune controversie recenti se leggi i post della community degli utenti di Expensify, con la società che ora basa i prezzi sull'utilizzo o meno della Expensify Card nella tua attività. Qualunque sia la tua opinione sulla nuova struttura dei prezzi, la Expensify Card offre alcuni fantastici vantaggi, tra cui:

  • Liquidazione giornaliera dei fondi
  • Limiti intelligenti per controllare la spesa
  • Ricevute elettroniche automatiche
  • Rimborso immediato

La carta Expensify, disponibile nei piani di raccolta e controllo, non comporta commissioni, non addebita interessi e non ha alcun impegno minimo richiesto.

Rimborso di deposito diretto

Expensify accelera il processo di rimborso dei dipendenti, consentendoti di impostare un account ACH durante il processo di configurazione del prodotto, che può essere utilizzato per pagare le bollette e rimborsare immediatamente i dipendenti per le spese sostenute.

SmartScan

SmartScan utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) su tutte le ricevute scansionate nell'applicazione, il che gli consente di estrarre facilmente il testo che si trova sull'immagine. Ma fa un ulteriore passo avanti rispetto al semplice software di scansione delle ricevute: analizza dettagli come il nome del commerciante, l'importo della ricevuta, la data e persino il tipo di valuta utilizzata, quindi confronta i dati estratti con i dati esistenti come un addebito su carta di credito, abbinando i due.

Se SmartScan non è in grado di leggere la ricevuta, la contrassegnerà in modo che le informazioni possano essere inserite manualmente. SmartScan viene utilizzato principalmente nell'app mobile, ma può anche essere utilizzato digitalmente o inviando una ricevuta via e-mail a [email protected]

La funzione SmartScan visualizza un'immagine di tutte le immagini scansionate di recente e lo stato della ricevuta. Fonte: software Expensify.

Tutti gli account Expensify includono 25 SmartScans al mese, con piani aziendali che offrono scansioni illimitate.

App per dispositivi mobili

L'app mobile di Expensify per dispositivi iOS e Android è anche il luogo in cui troverai la funzione SmartScan. L'app ti consente di gestire tutto, dall'inserimento delle spese di routine all'approvazione dell'ultima nota spese del tuo dipendente.

La funzione Le mie spese in Expensify elenca tutte le tue spese scansionate correnti. Fonte: software Expensify.

La posta in arrivo per dispositivi mobili ti consente anche di correggere eventuali violazioni di spesa in sospeso, invitare i membri del team a registrarsi a Expensify e persino ricevere notifiche di viaggio, inclusi itinerari di viaggio aggiornati e notifiche di ritardo del volo. Puoi anche monitorare automaticamente il chilometraggio utilizzando l'app mobile Expensify.

Revisione guidata

La revisione guidata è progettata per semplificare un po 'il tuo lavoro. Una volta create le politiche di spesa in Expensify, la funzione Revisione guidata analizza le politiche di spesa dell'azienda durante la revisione di tutte le note spese inviate, al fine di individuare e segnalare potenziali violazioni delle politiche.

La facilità d'uso di Expensify

La schermata di accesso principale di Expensify ti offre un facile accesso a tutte le funzionalità disponibili nel piano che hai acquistato. Quando accedi per la prima volta, ti verrà presentato un elenco di messaggi che indicano gli elementi che devono essere completati prima di utilizzare l'applicazione.

La Posta in arrivo di Expensify mostra tutte le attività di configurazione che devono essere completate. Fonte: software Expensify.

Una volta completati questi elementi, è possibile accedere alle altre funzioni dalla barra dei menu verticale a sinistra dello schermo. La schermata delle spese ti consente di gestire facilmente tutte le tue spese, siano esse sotto forma di ricevuta o inserite manualmente nell'applicazione. Ogni volta che si immette una spesa, viene creata una nota di spesa correlata che può essere inviata per il rimborso se necessario.

Expensify include anche numerose funzionalità automatizzate come un'opzione di invio pianificato, un'opzione di sincronizzazione automatica per l'esportazione in un'applicazione di contabilità di terze parti e una soglia di rimborso manuale che può essere impostata per approvare automaticamente le spese al di sotto di una soglia impostata. Puoi anche assegnare regole di categoria, impostare criteri specifici e contrassegnare eventuali invii che violano la norma.

Infine, Expensify rende facile per i tuoi dipendenti essere rimborsati rapidamente, utilizzando l'opzione di pagamento ACH o la carta Expensify. Per coloro che utilizzano la carta, i fondi verranno depositati sulla carta una volta che una spesa è stata approvata. Se rimani bloccato in qualsiasi punto dell'applicazione, fai clic sull'icona blu nell'angolo in basso a destra dello schermo, che ti consente di avviare una chat con il concierge.

Prezzi di Expensify

Allora, quanto costa Expensify? Mentre i prezzi sembrano abbastanza semplici, ci sono molte opzioni di prezzo offerte, come prezzi annuali, prezzi mensili, prezzi in bundle e prezzi disaggregati, quindi assicurati di prestare attenzione alla stampa fine nella pagina dei prezzi di Expensify.

Expensify attualmente offre quattro piani, con i primi due piani - Traccia e invia - progettati per i singoli utenti, mentre i piani di raccolta e controllo sono per le piccole imprese con più utenti.

  1. Traccia: per privati ​​e imprese individuali che desiderano monitorare solo le spese aziendali. Il piano di monitoraggio parte da $ 4,99 al mese se fatturato annualmente.
  2. Invia: per privati ​​e piccole imprese che desiderano monitorare e inviare le spese. L'invio parte da $ 4,99 al mese se fatturato annualmente.
  3. Collect: Collect è destinato alle piccole imprese che desiderano automatizzare il processo di gestione delle ricevute e si sincronizzerà automaticamente con la tua applicazione di contabilità. Collect include anche la Expensify Card. La raccolta parte da $ 5 al mese per utente se fatturato annualmente.
  4. Controllo: per le aziende alla ricerca di una gestione completa della nota spese, della gestione delle carte e del rimborso delle spese, il piano di controllo include anche approvazioni delle spese a più livelli. Il controllo parte da $ 9 / mese per utente se fatturato annualmente e include la Expensify Card.

Expensify offre quattro piani per privati, imprese individuali e piccole imprese. Fonte: software Expensify.

Puoi scegliere di pagare di mese in mese a una tariffa più elevata o di pagare annualmente, con il prezzo annuale riportato sopra. Le cose si complicano con i piani di raccolta e controllo, con prezzi basati su se scegli di utilizzare la carta Expensify.

Supporto di Expensify

Il tallone d'Achille di Expensify è il supporto del prodotto, senza supporto telefonico offerto. Sono disponibili sia supporto via chat che email, così come la molto attiva Expensify Users Community, che è molto attiva e fornisce soluzioni a problemi comuni e best practice.

La funzione di chat di Expensify è disponibile tramite la funzione Concierge. Fonte: software Expensify.

Hai anche accesso alla funzione Concierge da qualsiasi punto di Expensify, che funge da opzione di chat. In molti casi, le opzioni di supporto disponibili in Expensify saranno sufficienti, ma poiché Expensify si occupa direttamente anche di banche e altri fondi tramite la loro funzione ACH e la carta Expensify, sarebbe utile se fosse disponibile un'opzione di supporto live per rispondere a qualsiasi domanda urgente .

Vantaggi di Expensify

Il vantaggio più evidente dell'utilizzo di Expensify è che tu e i tuoi dipendenti lo userete effettivamente. L'app mobile è facile da usare e offre funzionalità complete, mentre l'applicazione online è semplice da navigare e richiede poca o nessuna formazione per iniziare a utilizzarla. Un altro vantaggio è la Expensify Card.

Anche se potrebbe non essere per tutti, la carta Expensify ti consente di gestire sia le tue spese che quelle dei tuoi dipendenti impostando dei limiti su ciascuna carta. Infine, Expensify offre una facile integrazione con l'applicazione software di contabilità, quindi sia le spese che i rimborsi saranno registrati facilmente e con precisione.

Expensify offre le funzionalità di gestione delle spese di cui una piccola impresa ha bisogno

Molte persone esitano a utilizzare applicazioni di gestione delle spese, citando lavoro extra, un'interfaccia confusa o un complicato processo di immissione delle transazioni. Expensify elimina tutte queste scuse dall'inizio; offrendo un'interfaccia utente intuitiva che ti sentirai a tuo agio nell'utilizzo in pochi minuti.

Con diverse fasce di prezzo disponibili, Expensify può essere utilizzato da un freelance con la stessa facilità con cui gestisci più team. Assicurati di dare un'occhiata alla loro demo gratuita e prova tu stesso l'applicazione.

Domande frequenti per Expensify

Expensify è adatto ai liberi professionisti?

Sì! Expensify semplifica il monitoraggio e la gestione delle spese, anche per i liberi professionisti e gli unici proprietari che non lavorano con un team. Ciò include la possibilità di inviare le spese aziendali per il rimborso, che ti aiuta a mantenere le spese aziendali separate dalle spese personali, un must quando si preparano le tasse a fine anno.

Expensify importa le transazioni con carta di credito?

Expensify può importare transazioni con carte di debito e carte di credito. Tuttavia, puoi beneficiare ancora di più utilizzando la Expensify Card, che può essere fornita a te e ai tuoi dipendenti. Ciò elimina la necessità di importare transazioni con carta di credito da altri conti, poiché tutte le spese che utilizzano la carta Expensify vengono registrate automaticamente nell'applicazione.

È disponibile un'app per dispositivi mobili?

Sì. Expensify offre un'app mobile completamente funzionale per dispositivi iOS e Android che ti consente di scansionare e caricare ricevute, visualizzare le spese e approvare le note spese.

Expensify rende la gestione delle tue spese facile e veloce. Assicurati di dare un'occhiata alla loro demo gratuita oggi stesso.

Expensify rende la gestione delle tue spese facile e veloce. Assicurati di dare un'occhiata alla loro demo gratuita oggi stesso.

Revisione di Expensify

Conclusione

La maggior parte dei nostri concorrenti per il monitoraggio delle spese si rivolge a piccole aziende, ma Expensify si rivolge in altro modo a grandi aziende con complesse esigenze di integrazione software. Funziona abbastanza bene qui da guadagnare anche la nostra designazione Editors 'Choice.

  • Torna all'inizio
  • Prezzi e piani
  • Acquisisci dati sulla gestione delle spese ovunque ti trovi
  • Automatizza quanto vuoi

Miglioramenti intelligenti al flusso di lavoro mantengono Expensify intuitivo.

Offre miglioramenti come rimborsi automatici e acquisizione del chilometraggio GPS.

L'interfaccia utente ha una curva di apprendimento ripida.

La maggior parte dei giocatori che abbiamo esaminato come parte di questa recensione di riepilogo del monitoraggio delle spese è rivolta alle piccole e medie imprese (PMI). Tuttavia, Expensify, che parte da $ 5 per utente attivo al mese, si differenzia affrontando le esigenze delle aziende più grandi con requisiti più complessi non solo per il flusso di lavoro ma anche per l'integrazione di terze parti. L'azienda offre integrazione tecnologica, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) affidabile e un sistema di flusso di lavoro per aiutare la pianificazione di un utente senza troppi problemi. Il software offre un'opzione ancora migliore: Expensify automatizzerà il processo di monitoraggio delle spese ove possibile. Saresti sorpreso che Expensify sia davvero piacevole da usare. Ed è per questo che Expensify vince il nostro premio Editors 'Choice per le medie e grandi imprese insieme a Certify e Rydoo.

Prezzi e piani

È facile calciare le gomme di Expensify. È disponibile una prova gratuita di sette giorni che può essere estesa fino a 28 giorni aggiungendo dipendenti o utilizzando altre funzionalità. Puoi anche avere un account gratuito che ti consente di accedere a cinque SmartScans (ricevute OCR) al mese.

Expensify offre due livelli di prezzo per privati ​​e aziende, tramite abbonamento annuale o fatturazione flessibile tramite pagamento a consumo. La versione di gruppo fornisce l'approvazione illimitata delle spese di base di SmartScans, la possibilità di rimborsare i dipendenti online e la sincronizzazione dei dati con i programmi di contabilità Xero e Intuit QuickBooks.

La versione di controllo aziendale di Expensify aggiunge l'applicazione avanzata dei criteri, la riconciliazione delle carte aziendali, l'esportazione dei dati personalizzata e un flusso di lavoro di approvazione multistadio personalizzabile. La versione Control ti dà anche accesso a più vantaggi per i partner, come la sincronizzazione con Oracle NetSuite, Intacct, Microsoft Dynamics e altri servizi di back-end rivolti a organizzazioni più grandi con esigenze di contabilità e reporting più sofisticate.

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Se scegli il prezzo annuale, ti impegni a sottoscrivere un abbonamento che consente attività fino al numero impostato di utenti attivi. Per la versione di gruppo a basso prezzo chiamata Collect, è $ 5 per utente attivo al mese; la versione aziendale di fascia alta chiamata Control costa $ 9 per utente attivo al mese. Fatturazione flessibile significa fatturazione mensile senza impegno annuale: la fatturazione viene effettuata in base al numero di utenti attivi nelle tue politiche. Per questo, il prezzo del gruppo Collect è di $ 10 per utente attivo al mese e la versione Control di fascia alta è di $ 18 al mese.

Infine, è disponibile una versione Enterprise che aggiunge logica aziendale personalizzata, integrazione completa della pianificazione delle risorse aziendali (ERP), sincronizzazione con app di terze parti come Oracle e SAP e un "coach di successo" dedicato.

Acquisisci i dati di gestione delle spese ovunque ti trovi

Expensify fa del suo meglio per rendere il più semplice possibile l'accesso e la creazione di un account. Quando ti registri per la prova gratuita, ad esempio, un concierge bot ti guida attraverso i passaggi della configurazione.

Per la maggior parte, se hai un pezzo di carta con un numero sopra, allora Expensify ha un modo per assorbire quei dati. Expensify ti consente di aggiungere le spese utilizzando la sua app mobile (disponibile per Android e iOS), che utilizza OCR SmartScan. Oppure puoi optare per caricamenti sul sito web, ricevute inviate a un indirizzo email dedicato e account di carte di credito specifici (sia personali che aziendali). Puoi anche acquisire le immagini delle ricevute da un browser web utilizzando un'estensione di Google Chrome o importarle utilizzando Dropbox o Evernote. Il sito Web ha una schermata in cui è possibile inserire più spese contemporaneamente, compilando un modulo simile a un foglio di calcolo e quindi caricare o allegare le relative ricevute. La prima scelta per l'acquisizione dei dati è un'app mobile. Scatti una foto della ricevuta nel punto vendita, la assegni a un rapporto e poi lasci che il software faccia il lavoro più pesante. Expensify fa un buon lavoro in questo (anche se non così facile come il point-and-shoot di Receipt Bank).

Tuttavia, più importante di un'interfaccia utente divertente (UI) è la precisione. La capacità di Expensify di interpretare il testo su una ricevuta digitalizzata è esemplare. Ha identificato correttamente un totale scarabocchiato e il nome del fornitore senza sollecitare (lo screenshot qui sotto lo mostra nel suo stato "grezzo" senza fare supposizioni sulle categorie). L'utente o l'approvatore possono suddividere le spese, come separare un soggiorno in hotel da determinati addebiti per i pasti; e lo fa utilizzando un processo abbastanza semplice e intuitivo da far sembrare scomoda la capacità di suddivisione delle spese in ExpensePoint.

Oltre alle categorie contabili (ad esempio, hotel o pasti), puoi contrassegnare le spese con qualsiasi testo che ritieni significativo (come il nome di un progetto o "candidato al colloquio"). La dashboard web dell'utente fornisce rapporti modesti sull'importo speso per categoria, tag e periodi di tempo.

Non tutto si basa nemmeno sull'acquisizione della foto di una ricevuta. Le spese di chilometraggio possono essere monitorate digitando la distanza o le letture del contachilometri oppure utilizzando il GPS. Di 'all'app che va bene monitorare il tuo viaggio all'inizio del tuo viaggio e Expensify calcola la distanza che hai guidato. Mentre altre app calcolano la distanza percorsa utilizzando Google Maps, a volte non vai dal punto A al punto B (per non parlare del guasto all'autostrada che dovevi evitare).

L'interfaccia utente web è pulita e di facile comprensione come l'app per dispositivi mobili. È stato recentemente aggiornato e ora offre quattro scelte: Posta in arrivo, Spese, Rapporti e Impostazioni sul lato sinistro dello schermo. Ogni spesa viene assegnata a un report e può essere quindi inviata per l'approvazione dalla schermata Report. Expensify consente al manager di decidere la frequenza con cui le ricevute dei dipendenti devono essere "raggruppate" in modo che il manager non sia costantemente disturbato dalle ricevute in arrivo.

Expensify svolge anche alcune attività di contabilità per piccole imprese. Ad esempio, puoi fatturare ai clienti un'ora di viaggio. Con la sua funzione di fatturazione (basandosi su Stripe) puoi creare e inviare fatture a chiunque, anche se non ha un account Expensify. Puoi avviare una fattura da zero o utilizzare una nota spese esistente e, se gli strumenti inclusi in Expensify non sono sufficienti, il software facilita l'integrazione con la maggior parte dei sistemi di fatturazione e fatturazione di terze parti.

Il software dimostra di pensare bene alle spese di viaggio, integrandosi con altre app per renderlo facile. Ad esempio, quando effettui prenotazioni di viaggio utilizzando NexTravel, Egencia, Locomote o uno dei tanti altri servizi, le informazioni sulla ricevuta e sul viaggio vengono automaticamente inserite in Expensify. Tutto quello che devi fare è inserire alcuni dettagli. E anche in questo caso, gran parte del lavoro potrebbe essere svolto per te come funzione di categorizzazione automatica che rileva automaticamente il tipo di commerciante della carta di credito, associando le spese della compagnia aerea a una categoria di spese di trasporto.

È una vittoria anche per l'integrazione in altri ambiti, come servizi di parcheggio e auto, servizi di consegna di cibo, società di catering e sistemi di sistemi POS. Nonostante la quantità di funzionalità, non è mai travolgente e i suoi utili video dimostrativi ti guidano attraverso ogni opzione.

Automatizza quanto vuoi

L'automazione è una caratteristica fondamentale quando si tratta di tenere traccia delle spese. I servizi di contabilità come Supporting Strategies fanno uso delle funzionalità di rendicontazione automatica delle spese di Expensify.

Come con altre app, l'amministratore imposta i criteri aziendali e designa alcuni utenti come approvatori. Tra le tante impostazioni personalizzabili ci sono le tariffe chilometriche standard, le tariffe orarie predefinite, le tariffe giornaliere, i limiti di categoria (ad esempio, massimo $ 2.000 per le tariffe alberghiere) e la valuta.

Expensify organizza le ricevute in rapporti, nominalmente. Ai dipendenti non interessa l'idea di un report. Vogliono solo consegnare le ricevute e riavere i loro soldi. Quindi, Expensify può facoltativamente creare rapporti automaticamente ogni giorno, settimana o mese, quando "Conferenza a Las Vegas" non ha senso. Quando il dipendente invia una ricevuta all'ID e-mail o tramite l'app per dispositivi mobili, viene automaticamente aggiunta al report aperto. Con la sua opzione di raccolta automatica attivata, Expensify controlla i rapporti aperti ogni notte (o su una pianificazione che puoi impostare) e approva quelli che corrispondono alle politiche aziendali (trattenendo quelli con violazioni, che sposta al rapporto successivo per essere indirizzato).

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